文/李芳
做好合同管理是确保物业服务企业合规运行、降低风险、提高效益的必要途径。近年来，随着监察审计工作的加强，合同管理已经成为历次监察审计中的重要内容。从合同管理的基本特性来看，任何企业的合同管理都主要包括四个方面，分别是合同审批、合同执行、合同评价、合同付款，这四个方面是相辅相成，不可分割，缺一不可。其中合同评价是合同付款的前提，评价合格给予付款，评价不合格不予付款或扣款，这是合同管理最基本的要求，并且合同评价也是合同审计关注的重点，因为合同评价不仅重要而且是合同管理中容易被弱化的环节。物业服务企业的合同评价管理也不例外。
合同评价管理存在的主要问题
目前来看，合同评价管理主要存在以下三个方面的问题：
一是物业服务企业合同业务评价模式不统一
对不同类别的合同会有不同的业务评价模式。譬如，服务类和维保类合同，评价模式都是不一样的，有的是表格形式，有的是文字描述形式；即便是表格形式，但表格类型也是不一样的，文字描述也没有固定格式要求。总之，评价的表现形式不一，导致合同付款审批时，领导审批效率低下，影响工作效率，如有的文字描述不清，不符合评价要求，还需返回重新评价，造成重复劳动。
二是对供应商履约评价不及时或漏评
按照供应商管理规定，企业每年年底都应对供应商进行一次评价，但在实际工作中，经常会出现对供应商履约评价不及时的情况。比如：合同执行完毕了，没有及时评价，到年底再评价的时候，因时间长而造成遗忘，因此对其的评价就会不准确，导致错评的现象发生，甚至还会有漏评的情况。在每年的审计中，都会发现这样的问题，即在合同档案中，没有发现对供应商履约情况的评价。
三是对合同评价的监督不严格
不管是业务评价还是供应商履约评价，都是业务部门在具体进行评价，监督部门是合同管理部门和财务部门，每次付款前，合同管理部门只是简单对业务评价进行审核，主要监督是否有评价单，而对评价内容很少仔细审查。财务部门也是对评价单的审核不够重视，没有对评价是否符合付款要求做判定，只是关注有无评价单。
物业服务企业合同评价的应对措施
为做好合同评价工作，物业服务企业可以采取以下举措：
统一业务评价模版
评价单有一个共同的特点，就是都以文字描述进行评价，为提高工作效率，最好对业务评价做到量化管理，对关键关注点进行量化，给予一定的分值，最后给予一个评判标准，多少分是标准分，达不到标准分即为不合格，低于标准分每分扣多少钱等，并在合同上进行明确。
所有的服务类合同的业务评价，都可以采用这样的模版，比如：秩序维护、保洁、垃圾清运、消杀服务、外墙清洗、石材翻新、维保类合同等等。统一模版并进行量化后，对业务部门来说，具有很强的可操作性，同时对审批人来说，也能一眼看出该业务评价是否满足要求，且能很快捕捉到有用的信息，提高审批效率及正确率。
完善制度，明确供应商履约评价频率和要求
在供应商管理制度中，物业服务企业要明确供应商履约评价的具体要求，主要包括评价方式、评价频率、评价流程等。
笔者以为，在评价过程中最好采用表格量化打分的评价方式，并且要统一格式，这样执行起来比较简单，审核也便捷；至于评价频率，则要对不同类型的合同采用不同的评价频次，比如工程类合同，除尾款外，要在最后一次合同款支付前，对供应商在履行合同过程中的绩效进行评价；对于服务类合同，应在每份合同执行完毕前，对供应商进行履约评价；如果是跨年的服务类合同，则应该每年年底前对当年的履约情况进行一次动态评价，待合同执行完毕后，对每年的评价取平均值作为整个合同期的评价结果。其他类合同，比如咨询、检测等，要在每份合同执行完毕前评价。
同时，物业服务企业还应将量化打分表格附在供应商管理制度里面。
在合同付款方式中明确供应商履约评价的时间节点
供应商履约评价不仅要在制度中明确，而且在合同中也要明确，在制度中明确是要求，在合同中明确是执行，要在合同付款方式中明确供应商履约评价的时间节点，并将上述《供应商绩效评价表》挂接在合同附件里面。具体表述实例如下：
实例一：工程改造类合同，承包方完成本合同项下的工作、提交工作成果，发包方签署工作成果验收证明后30个工作日内，发包方根据承包人提供的有效全额发票及供应商履约评价表，应向承包方支付合同含税总价的97%。
实例二：服务、维保类合同，费用按季度结算，每季度结束后，甲方对乙方的上季度服务进行业务评定，评定完成后，根据评定结果开具发票金额，在收到合格的增值税专用发票之日起30日内付款。在最后一次付款前，甲方要对供应商履约情况进行评价，并作为付款支持材料。
合同岗和财务岗加强监督
合同管理部门应按照合同约定，对其是否具有业务评价表进行审核，同时对业务评价的合规性进行判定，财务部门也要对评价进行复审，对照合同付款条件，来判定是否满足付款要求。
综上所述，合同管理的规范与否，不仅要重视签订环节，更要重视执行环节，真正做到对合同的全生命周期进行管理，才算是对合同管理合规化管理，以致于可以提升企业的核心竞争力。合同评价是对合同生命周期的执行环节进行管理，通过完善制度，统一量化打分的评价模式，并明确评价的时间节点，最后做好监督管理。（原载于《中国物业管理》杂志2022年第5期，作者单位：中海实业有限责任公司）