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如何做好物业服务合同评价?

发布: 2022-06-20     文章来源:     查看: 112次

/李芳

 

做好合同管理是确保物业服务企业合规运行、降低风险、提高效益的必要途径。近年来,随着监察审计工作的加强,合同管理已经成为历次监察审计中的重要内容。从合同管理的基本特性来看,任何企业的合同管理都主要包括四个方面,分别是合同审批、合同执行、合同评价、合同付款,这四个方面是相辅相成,不可分割,缺一不可。其中合同评价是合同付款的前提,评价合格给予付款,评价不合格不予付款或扣款,这是合同管理最基本的要求,并且合同评价也是合同审计关注的重点,因为合同评价不仅重要而且是合同管理中容易被弱化的环节。物业服务企业的合同评价管理也不例外。

 

合同评价管理存在的主要问题

 

目前来看,合同评价管理主要存在以下三个方面的问题:

 

一是物业服务企业合同业务评价模式不统一

 

对不同类别的合同会有不同的业务评价模式。譬如,服务类和维保类合同,评价模式都是不一样的,有的是表格形式,有的是文字描述形式;即便是表格形式,但表格类型也是不一样的,文字描述也没有固定格式要求。总之,评价的表现形式不一,导致合同付款审批时,领导审批效率低下,影响工作效率,如有的文字描述不清,不符合评价要求,还需返回重新评价,造成重复劳动。

 

二是对供应商履约评价不及时或漏评

 

按照供应商管理规定,企业每年年底都应对供应商进行一次评价,但在实际工作中,经常会出现对供应商履约评价不及时的情况。比如:合同执行完毕了,没有及时评价,到年底再评价的时候,因时间长而造成遗忘,因此对其的评价就会不准确,导致错评的现象发生,甚至还会有漏评的情况。在每年的审计中,都会发现这样的问题,即在合同档案中,没有发现对供应商履约情况的评价。

 

三是对合同评价的监督不严格

 

不管是业务评价还是供应商履约评价,都是业务部门在具体进行评价,监督部门是合同管理部门和财务部门,每次付款前,合同管理部门只是简单对业务评价进行审核,主要监督是否有评价单,而对评价内容很少仔细审查。财务部门也是对评价单的审核不够重视,没有对评价是否符合付款要求做判定,只是关注有无评价单。

 

物业服务企业合同评价的应对措施

 

为做好合同评价工作,物业服务企业可以采取以下举措:

 

统一业务评价模版

 

评价单有一个共同的特点,就是都以文字描述进行评价,为提高工作效率,最好对业务评价做到量化管理,对关键关注点进行量化,给予一定的分值,最后给予一个评判标准,多少分是标准分,达不到标准分即为不合格,低于标准分每分扣多少钱等,并在合同上进行明确。

所有的服务类合同的业务评价,都可以采用这样的模版,比如:秩序维护、保洁、垃圾清运、消杀服务、外墙清洗、石材翻新、维保类合同等等。统一模版并进行量化后,对业务部门来说,具有很强的可操作性,同时对审批人来说,也能一眼看出该业务评价是否满足要求,且能很快捕捉到有用的信息,提高审批效率及正确率。

 

完善制度,明确供应商履约评价频率和要求

 

在供应商管理制度中,物业服务企业要明确供应商履约评价的具体要求,主要包括评价方式、评价频率、评价流程等。

笔者以为,在评价过程中最好采用表格量化打分的评价方式,并且要统一格式,这样执行起来比较简单,审核也便捷;至于评价频率,则要对不同类型的合同采用不同的评价频次,比如工程类合同,除尾款外,要在最后一次合同款支付前,对供应商在履行合同过程中的绩效进行评价;对于服务类合同,应在每份合同执行完毕前,对供应商进行履约评价;如果是跨年的服务类合同,则应该每年年底前对当年的履约情况进行一次动态评价,待合同执行完毕后,对每年的评价取平均值作为整个合同期的评价结果。其他类合同,比如咨询、检测等,要在每份合同执行完毕前评价。

同时,物业服务企业还应将量化打分表格附在供应商管理制度里面。

 

在合同付款方式中明确供应商履约评价的时间节点

 

供应商履约评价不仅要在制度中明确,而且在合同中也要明确,在制度中明确是要求,在合同中明确是执行,要在合同付款方式中明确供应商履约评价的时间节点,并将上述《供应商绩效评价表》挂接在合同附件里面。具体表述实例如下:

实例一:工程改造类合同,承包方完成本合同项下的工作、提交工作成果,发包方签署工作成果验收证明后30个工作日内,发包方根据承包人提供的有效全额发票及供应商履约评价表,应向承包方支付合同含税总价的97%

实例二:服务、维保类合同,费用按季度结算,每季度结束后,甲方对乙方的上季度服务进行业务评定,评定完成后,根据评定结果开具发票金额,在收到合格的增值税专用发票之日起30日内付款。在最后一次付款前,甲方要对供应商履约情况进行评价,并作为付款支持材料。

 

合同岗和财务岗加强监督

 

合同管理部门应按照合同约定,对其是否具有业务评价表进行审核,同时对业务评价的合规性进行判定,财务部门也要对评价进行复审,对照合同付款条件,来判定是否满足付款要求。

综上所述,合同管理的规范与否,不仅要重视签订环节,更要重视执行环节,真正做到对合同的全生命周期进行管理,才算是对合同管理合规化管理,以致于可以提升企业的核心竞争力。合同评价是对合同生命周期的执行环节进行管理,通过完善制度,统一量化打分的评价模式,并明确评价的时间节点,最后做好监督管理。(原载于《中国物业管理》杂志2022年第5期,作者单位:中海实业有限责任公司)

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