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浅谈物业管理公司信息化建设

发布: 2018-07-12     文章来源:     查看: 1444次

 文/陈 杰(上海东湖物业管理有限公司太仓分公司)

 

内容摘要:物业管理公司依托信息化管理平台,可以有效提升物业管理水平和质量,是当前物业管理公司向数字物业发展的必然方向。

关键词:  数字物业  信息化建设  管理  服务

      

物业管理是一个朝阳行业,国内物业行业蓬勃发展,市场中涌现出越来越多的中小型物业管理企业。然而物业行业受发展时间较短和较晚的影响,物业管理公司(以下简称:物业)信息化管理建设的发展也较其他行业相对落后,物业人员的业务水平也参差不齐,普遍存在基础业务知识薄弱。业主希望通过物业的服务,可以提高设备运行的寿命和品质,可以关怀业主的切身利益这与服务对象对其高素质的管理水平形成鲜明反差。

 

随着市场竞争愈演愈烈,提升物业管理水平,特别是信息化管理水平,就显得尤为重要。当前计算机网络发展日新月异,信息化数字物业时代已经到来,信息化无论是作为战略手段还是战术手段,已经在各行各业生产经营或管理中发挥着举足轻重的作用,依托Internet互联网谋求发展。物业的生存竞争环境已经发生了根本性变化。

 

建立和建设信息化管理是当前物业管理的客观需求和发展方向,信息化管理正逐渐渗透到物业的管理之中,物业信息化管理已经悄然兴起。因此,如何更加规范、及时、有效地管理物业的日常工作并服务好业主,已经成为目前物业的首要任务。面对跨地域、多业态等特点的传统物业管理模式已经不能完全满足现代物业公司管理的发展需求。构建物业公司信息化管理,将成为物业进一步完善标准化规范管理,提升物业品牌形象,提高物业服务质量,提供了新平台和有力的技术支撑,亦将成为物业可以长期依赖的新经济增长点和可持续发展的空间。

 

物业必须依托Internet,走计算机网络信息化系统管理道路,需要从物业服务的核心为起点,即做好基础服务质量管理。通过物业信息化系统管理建设。将物业管理的未来逐步纳入到规范的标准化管理轨道,克服每个领导一个工作模式,工作无连贯性,没有一个清晰的工作架构,物业没有一个明确的工作方向及目标,这样严重损害物业自身形象。

 

物业信息化管理系统,是物业公司迈向数字化管理转型的过程,是通过Internet实现总公司与各下属管理处信息和资源享。通过信息化管理系统,可以总公司决策层准掌握各下属管理处的业务数据信息资源为总公司领导决策提供科学依据。

 

在物业信息化管理中,管理内容覆盖物业公司所有管理系统和层次。如:OA、财务、人事、业务、工程(保洁、保安、餐饮、会务、客房)等系统层次(详见附图)。                      

 

其中模块(以工程为例)包括:年度计划设定、月度重点工作设备年检信息推送、报(维)修管理、作业查询、报表统计、标准规范、应急预案、固定资产设备管理、物资采购仓库管理、计量能源、劳防发放、输入输出等模块(详见附表)。

 

物业可以针对不同管理处环境和使用要求,安装不同模块,可实行对使用人员权限进行分级管理。形成一个安全、完整的物业信息化管理系统。

 

管理处可以形成一个信息化管理平台(或称:物业指挥中心),可以借助原有的监视平台,通过技术手段,对全部或部分的主要设备有效监,及时掌握空调、电梯、给排水、配电、能源计量等管理区域设备运行状态有效提高巡查工作质量,降低物业巡查人员的工作负荷,减物业人力成本。对于发生的故障能迅速传送到信息化管理平台,并由平台或服务台及时通过APP传递到维修人员进行及时处理维修完成实时报告处理结果。整个信息化管理平台系统完全闭环管理,对于处理的故障问题点可以全程保留相关处理记录和资料,便于今后对维修品质管理、复查和回访。对于重要的工作由系统自动提前推送,弹出提醒界面,实现安全、及时、规范管理,可大幅提升工作效率和管理质量。

 

业主也可以通过手机APP或网络,实时上报和了解各项设备的运行状况和处理情况。

 

物业信息化管理平台系统的应用,不仅可以规范和控制物业整体流程的完整性、连的实时工作状态,还可以结合物业ISO标准管理要求,将ISO内容植入到物业信息化管理系统中。并由各级管理人员对内容实现逐级审核、各负其责、层层把关,充分利用好现有的人力资源,有效消除非技术性错误,防止报内容出现失误克服盲目指挥,实现原本复杂的事情简单化,简单事情标准化消除人为主观干预工作流程。

 

应用物业信息化管理系统,实现全方位高效管理,信息化管理将改变以往陈旧的管理工作模式,减轻员工的工作负荷和强度,实现点对点的工作指挥,消除工作被耽误情况的发生。

 

无论物业规模化、集约化如何推进管理日庞大,随着当前物业行业所面临的信息化管理程度的加剧。物业利用先进的信息化管理系统参与管理已刻不容缓。

 

业主对物业的依赖将会因此而加深,以致很难摆脱物业公司。物业不仅有先进的管理模式,更有高效的标准化管理。整个物业信息化管理系统的动态运行,全部基于Internet计算机网络系统完成,有全部的设备原始信息电子数据资料及设备维护的过程管理,基本实现办公数字化、无纸化。

 

要实现物业管理公司信息化建设。需要得到物业公司决策层高度重视和大力支持。作为一个人员密集型的物业公司,管理人员易将精力放在节约人力成本,减少支出上。甚至认为信息化对物业公司发展不能起到很大的推动作用。只有决策层认识到信息化管理的重要性,并给予人力、物力和财力的支持,才能成功信息化管理系统运用到物业公司的各个层面中,发挥物业信息化管理系统参与管理的真正作用,从而推动物业管理公司向前发展。需要培育一支既懂信息技术又懂物业管理的复合型人才,是物业公司信息化建设成败的关键,是物业公司大力推行信息化管理的基础。如果没有物业信息化管理人才作为支撑,仅用先进的设备和理念是不能成功实现物业管理信息化的。

 

整个物业信息化管理系统,在应用层面上可以采用层层推进、逐步完善,不求快,只求实效。同时要求在各项专业管理工作上达到信息化管理的基本标准,按照信息化标准要求制定全面信息化管理流程。

 

信息化系统建设,必物业公司迎来一个崭新的黄金发展年。