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如何提高业主大会表决成功率

发布: 2023-05-23     文章来源:     查看: 2361次

/ 陆俊馨

业委会是代表业主利益的组织,能够对物业管理发挥有力的监督作用,是广大业主权利实现的重要载体。然而现实中,每一次召开业主大会表决事项都像是打一场硬仗。因为传统模式的投票过程环节繁琐、周期过长,大批志愿者开启“扫楼”模式挨家挨户核对身份发放选票,选地方唱票,还要维持现场秩序等,不仅效率低,耗费大量的人力物力财力,还容易引发各种现场矛盾。

另外,虽然近年来居民自治意识有所提高,但大部分业主仍游离于社区管理之外。他们认为出了小区是工作,回到家里是生活,只要不涉及自身利益,并不关心小区事务。同时,不常住房屋、已出租房屋多,小区规模过大等客观因素也间接导致业主参与度降低。

如何提升业主参与度,提高业主大会表决的成功率?我国不同地区有不同做法。

 

上海一小区召开业主大会表决物业公司选聘事宜,为保证回票率达到总业主数的三分之二以上,业委会成员和属地居委会工作人员先是在小区设摊一周发放表决票,剩余表决票再以挂号信形式寄出。

 

微信小程序实现线上线下同步表决

 

考虑到微信的普及率,部分小区利用微信现有小程序实现线上线下同步表决。

具体操作中,一般是由小区建立微信群,业委会、物管委或其他业主大会组织者在微信群内发出业主大会公告,然后用“金山表单”“问卷星”等小程序发表决票、统计表决结果。或者,组织者在小区公告栏内张贴业主大会公告时附上投票二维码,居民直接扫码投票。

线上投票不受地域、时间限制,有利于回收无法上门送达的表决票,比如长期不在小区内居住的业主、错过发票时间的上班族等。

同步的线下投票则主要针对没有微信或不会操作的中老年业主。如果不设线下投票方式,改为由组织者代投票,则需要做好书面记录。

这种业主大会召开方式在一定程度上增加了业主参与度,但缺点也较多。首先,微信投票难以确认业主身份,需要组织者二次核对投票人是否是产权人;其次,计票结果往往较为混乱,需要人工剔除非业主投票、重复投票等;最后,对于屏蔽微信群、不看小区公告栏的居民仍需人工通知投票,相较于传统书面表决形式并没有节省多少人力。

建议建筑面积在1万平方米以下或户数少的小区采用这种形式。

 

通过电子投票系统发起投票

 

电子投票系统运用实名认证技术和实时房屋所有权信息关联机制,通过微信、支付宝小程序等通道实现业主身份认证、投票、唱票统计等服务。目前,广州、深圳、杭州、成都等城市已建立了电子投票系统,在《物业管理条例》中明确业主大会可以通过互联网电子投票形式召开,并制定了相应的电子投票规则,对整个流程中的数据采集、会议发起、一房多票、委托投票、投票异议等内容都有相应规定。

电子投票的优点很明显。以广州市为例,投票系统数据库的建立、维护和管理工作由当地住建主管部门负责,投票组织者需通过街道办事处(镇人民政府)启动电子投票,投票系统在电子投票截止后自动统计表决意见,生成表决结果,业主通过“广州物业管理”公众号查询。整个过程由政府部门主导、监管,确保会议议程和结果公开、公正、合法,增加业主信任度,还解决了业主大会身份核验难、统计核算难的问题。

而且,电子投票没有公开唱票环节,对于部分矛盾尖锐的小区而言,能避免人员聚集后发生正面冲突。

另外,根据《住房和城乡建设部等部门关于推动物业服务企业加快发展线上线下生活服务的意见》(建房〔2020〕99号),支持物业服务企业联合建设通用、开放的智慧物业管理服务平台,降低平台建设运营成本,提高服务资源整合能力。鼓励大型物业服务企业开放自有智慧物业管理服务平台功能,拓展服务范围,为中小物业服务企业提供平台支撑和技术支持。电子投票系统也可以看作是一种增值服务,供自管项目使用,或者单独售卖。比如,绿城服务旗下的绿漫科技参与建设了杭州市智慧物业管理服务平台,其中即包含了电子投票系统。

当然,电子投票也有其弊端。第一,电子投票的前提是有投票系统,这意味着要有资金投入开发软件,还要打通不动产登记信息数据库共享环节。第二,电子投票并非全自动化,同样耗费人力。特别是在电子投票系统运行初期,有大量基础数据工作要做,每个业主都要实名认证,核对产权信息,如果出现手机号、身份证号不匹配的,或系统尚未采集到不动产面积、产权人变更等事项,均需人工操作更正。而且电子投票正式启用阶段,对于关闭公众号推送的或者不会用智能手机的业主,仍需要通过电话、上门等传统方式通知投票。第三,从业主角度来看,电子投票步骤比传统纸质表决票勾选方式更繁琐。还是以广州市为例,投票前,业主要关注“广州物业管理”公众号,绑定业主身份。一旦数据异常,就需要带材料找对应部门处理;投票时,不能使用电子投票又需要投票的,要委托居委会或代理人提交书面委托书,并出示业主身份证明和不动产权属证明,代理人的身份证明等材料。在上述每一环节,业主都有可能因为“太麻烦”而放弃投票。所以,电子投票并不能解决因业主主观投票意愿弱导致参与表决票数不足的问题。

 

拟制计票方式提高表决成功率

 

除了利用科技手段进行线上投票外,提高业主大会表决成功率还有一种方式,也就是拟制计票。

上海市始终未出台官方主导的电子投票系统,业主大会常年按照《业主大会议事规则》拟制的计票方式统计票数,通常的运作方式是这样的:书面形式召开业主大会的,与会业主以表决票送达的业主人数确定;业主签收表决票或表决票已投入业主信报箱的均视为表决票已送达;已送达的表决票,业主在规定的时间内不反馈意见或者不提出同意、反对、弃权意见的,视为同意已表决的多数票意见。

在拟制计票规则的框架下,假设小区有100户业主,业委会在每家每户的信报箱内投入表决票。开票当日,只有3户业主投票,两张同意,1张反对,那么表决结果就是99票同意,1票反对,表决议题通过。

拟制计票不用考虑业主参与度,对投票组织者非常友好。但这种方式因为《中华人民共和国民法典》(以下简称《民法典》)新增“业主参与表决”要件而产生争议,其争议核心主要聚焦为两个问题:“视作同意大多数”规则究竟合不合法?业主有没有必要必须实际投票?

第一个问题,通过查询相关法规条例可见:其一,根据《民法典》草案和立法研讨会相关资料来看,修改表决规则的初衷是希望业主积极参与小区事务,降低业主大会表决通过需要的票数。仍旧以100户业主的小区举例,理论上《民法典》修改前需要50户业主同意议题才能通过,修改后仅需要34户业主同意就能通过。其二,《物业管理条例》并没有规定业主应当实际投票。其三,2009年,住房和城乡建设部颁布的《业主大会和业主委员会指导规则》中规定“未参与表决的业主,其投票权数是否可以计入已表决的多数票,由管理规约或者业主大会议事规则规定。”其四,《民法典》第278条并未禁止业主约定参与表决的方式。

第二个问题,支持“实际投票”和反对“实际投票”的两种声音,代表了两种价值观。一方强调保障业主的投票权和参与权,主张不投票的业主不能“被代表”,业主大会决议应当真实反映多数业主意见,而不是少数人操纵的投票结果。另一方强调小区顺畅运作优先,通过约定投票规则可以简化业主大会流程,减轻业委会工作负担,提高小区事务推进效率。

但是在现实运作中,采用“实际投票”反而更容易进行“技术性”操作。因为表决的理想模型应该是同意和反对的群体相抗衡,说服摇摆不定的业主投票并支持己方观点。一旦必须“实际投票”,那么只要促使小区超过三分之一的业主不投票,就无法形成业主大会决议。即反对议题的业主说服观望业主继续观望,就能达成目的。许多小区的业主大会因此以失败告终,间接促使更多业委会怠于履行义务,不再召开业主大会。

由此可见,小区的公共属性注定个人利益应当服从集体利益,过分强调实现个人的参与权,未免失之偏颇。至于业主投票权,如果事先约定并告知业主不投票的后果,那么业主没有实际投票也是一种意愿表现,并没有剥夺其权利。

上海市二中院于2022年6月22日作出的(2022)沪02民初16号民事判决中也认为业主大会可以继续使用拟制计票规则。

关于提高业主大会表决成功率,还有一些另辟蹊径的做法。比如,北京某小区约定每个投票业主可以领100元人民币,投票率立刻大幅上升。这种方法虽然受到“买票”的指责,但确实有效。

总而言之,小区属于全体业主,有关共有和共同管理权利的事项都由业主共同决定。之所以规定什么是“共同”,如何形成“决定”,出发点都是保证小区管理机制运作顺畅。有效提高业主大会表决成功率,在降低地方政府工作难度的同时,也让物业服务企业开展工作变得更加顺畅,更能够及时维护业主的合法权益,从而有效避免一些不必要的损失。(原载于《中国物业管理》杂志2023年第3期)

作者单位:上海市普陀区长寿路街道房管办

 

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