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维修资金使用须多方全程共同参与

发布: 2023-09-14     文章来源:     查看: 1688次

/ 徐成   谢开虎

维修资金的有序使用和管理,既需要有相对完备、操作性强的法规制度和完善的运作机制,更需要政府、社区“两委”、业委会、业主、物业服务企业等多方协同和持续不断的努力。为此,莲花物业集团昆明公司(以下简称昆明公司)近年来在住宅小区服务项目的专项维修资金使用过程中,坚持党建引领,以红色物业建设、融入基层社会治理为遵循,就维修资金公开透明使用问题进行了一些新的尝试。具体做法是——坚持业主主导,争取多方配合,全程共同参与,依法公开透明使用维修资金。

 

扩大有关各方参与范围

 

城市社区治理主要涉及社区“两委”、业委会、物业服务企业三大基本组织,分别与基层政权、房屋产权、市场自治权相关,其体制上分属于行政、社会、市场,遵循不同的行为逻辑和规则。成功的小区治理模式需要有好的规则和规则维护者,更需要有积极的各方参与者、议事者。

为此,昆明公司针对部分业主不关心、不参与维修资金等问题,在住宅小区的维修资金使用过程中,一是利用平时入户服务、组织社区文化活动、向业委会汇报工作、参与社区“两委”组织的联席会议等各种时机,积极向业主、业委会、社区“两委”等有关方宣传、普及维修资金管理使用相关知识,大力宣传参与维修资金使用的重要性、必要性,增强各方参与意识和责任感;二是严格按照法规要求,在需要动用维修资金之际,在业委会主导下,主动邀约、反复邀约有关方共同参与每一次维修资金使用全过程,努力扩大维修资金使用的必要参与范围,既保障了业主参与权知情权,又引入了社区“两委”等部门的指导把关,尊重了业主和业委会的自治权益,也让各方看到物业服务企业阳光透明推动维修资金使用的诚意。

 

扩大施工单位筛选范围

 

确定维修资金使用的施工单位,此前行业同行的做法一般是进行邀约招标,其中难免出现施工单位推荐、使用范围窄等一些问题,不时招致各方非议和误解。

为解决这一问题,昆明公司转变思路,一是在业主、业委会主导和社区“两委”监督下,专门组建供应商库,由业主、业委会、物业服务企业等推荐符合资质要求的施工单位进入供应商库;二是与相关各方共同确定了对供应商库中的施工单位扩大范围、定期更换、加强监督的原则并严格执行;三是在每次动用维修资金时,由业主、业委会等共同随机在供应商库中抽取三家及以上施工单位进入招投标或比价,严格按照规范组织招投标或比价会议;四是联合多方根据施工单位施工情况、维保情况、响应情况等进行评选打分,对打分不高的施工方定期进行更换。

 

扩大使用过程监督范围

 

针对此前存在的业主积极性不高、监督范围较窄、业主及业委会的关注监督重点相对集中在资金的申领、拨付、使用等环节的情况,昆明公司主动跑腿搭台,密切配合业主、业委会等扩大维修资金使用过程中的监督范围。

一是主动向业委会报告情况,积极邀约业主代表特别是懂工程施工、物资采购、招标比价、审计监理、法律事务等专业知识的业主,参与到施工现场的查看、施工方案的制订、施工预算的估算、施工单位的招标比价、施工过程的不定时检查、施工完成后的验收等各个环节中,保证全程知情、全程监督;二是公司党组织和财务、品质部门各派专人,参与维修资金使用的重要环节,负责对物业服务团队在维修资金使用过程中合规性、廉洁性的监督审查,以及施工方案制定、安全品质保证等的审核把关;三是邀请社区“两委”、行业主管部门等,从第三方角度参与维修资金使用的重要环节,监督、见证并提供指导。三重把关确保了维修资金使用的规范性和安全性。

 

扩大全程公开公示范围

 

信任是社区合作共治的基础,信任与合作是社区重要的社会资本和管理资源。公共组织需要有建立在信任基础上的契约和规则,才可以进行集体公共选择。要赢得业主、业委会的信任从而获得他们对维修资金使用的积极参与和理解支持,公开透明、充分保证他们的知情权是一个重要的方面,目前维修资金使用存在种种问题,一个重要原因就在于不透明。

为保证维修资金使用公开透明,昆明公司在物业服务企业涉及的提出使用方案、施工单位选择、审核备案、查询维修资金拨付进展、现场监督签证、参与竣工验收、质量保修和审计等维修资金使用的各个环节、各个阶段,都利用各种方式全程及时向业主、业委会、社区居委会等报告、公布公示。从维修资金剩余情况、工程造价的预算情况、施工方案及实施时间、工程预算书、维修施工单位的比选方式到征求业主同意并公示、工程造价咨询机构评估、出具预算审价报告和结算审价报告,以及到建筑区划所在地的维修资金管理机构办理维修资金使用备案情况、参与维修工程施工现场管理、对工程范围数量所需材料采用工艺与技术等进行现场签证并提出书面意见、组织验收并公示、向管理机构提出申请并备案、接受审计等等,事无巨细地向业主、业委会等进行报告和公示。

住宅专项维修资金实施20余年来,有效解决了物业服务区域内共有部位和共用设施设备的维修问题,为保障住宅小区和谐稳定、改善居民生活品质发挥了重要作用。面对维修资金使用中出现的种种问题,从物业服务角度考量,只要物业服务企业坚守“全心全意为业主服务”的初心使命和服务理念,相信通过完善工作机制、创新制度设计、全程公开透明,以及业主、业委会、社区“两委”、物业服务企业等多方共同参与和努力,就一定能够让维修资金使用工作破解僵局,切实发挥好维修资金的“房屋养老金”作用,让广大业主用得放心、花得明白,真正造福于业主。(原载于《中国物业管理》杂志2023年第8期)

徐成系莲花物业集团昆明公司副总经理,谢开虎系莲花物业昆明滇池卫城项目负责人

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